Ressource gratuite
La checklist du dossier de résiliation prêt pour le médiateur
Cette checklist reprend, dans l’ordre réel du geste, ce que font les salles dont les dossiers de médiation se clôturent sans versement. Elle se lit en cinq minutes et se coche sur un mois ordinaire, avec la boîte courriel et le classeur que vous utilisez déjà. Elle est écrite pour un club, un box ou un groupe de deux à dix salles qui traite chaque mois des dizaines de demandes de résiliation.
Vous repartez avec vingt cinq points à cocher, du premier accusé de réception horodaté jusqu’à l’export du dossier complet le jour où un médiateur écrit.
1. Avant la première demande du mois
- Ressortez la version des conditions générales en vigueur pour chaque génération de contrats
- Écrivez la liste des motifs que vous acceptez et la pièce exigée pour chacun d’eux
- Fixez le délai de réponse que vous vous engagez à tenir, et affichez le à l’accueil
- Vérifiez que votre page de résiliation en ligne aboutit sans compte à créer ni appel
- Désignez la personne qui valide les refus, et celle qui la remplace en cas d’absence
2. À la réception, dans l’heure
- Horodatez la demande à la seconde où elle entre, quel que soit le canal utilisé
- Envoyez l’accusé de réception à l’adhérent, avec la date de réception retenue
- Ramenez au guichet toute demande faite de vive voix au comptoir ou par téléphone
- Enregistrez la pièce jointe telle qu’elle est arrivée, sans la renommer ni la recadrer
- Ouvrez le compteur de délai et notez la date limite de réponse dans l’agenda du club
3. Qualifier le motif et la pièce
- Relisez la clause de préavis signée par cet adhérent, pas celle de vos CGV actuelles
- Confrontez le motif invoqué à votre liste de motifs acceptés, sans arrangement oral
- Vérifiez la date de la pièce et sa cohérence avec la date de la demande
- Listez par écrit les pièces manquantes et réclamez les toutes en une seule fois
- Posez la date d’effet possible en tenant compte du préavis et du jour de prélèvement
4. Rédiger et envoyer la décision
- Choisissez une des trois issues, acceptation datée, acceptation au prorata ou refus motivé
- Citez en clair la clause appliquée, avec son numéro, pour que l’adhérent la vérifie
- Indiquez la date de prise d’effet et la dernière échéance qui sera prélevée
- Rappelez la voie de médiation et les coordonnées du médiateur compétent
- Envoyez sur support durable et conservez la preuve d’envoi avec son horodatage
5. Après l’envoi, les échéances et la preuve
- Calculez le reliquat au centime à partir de la date d’effet retenue au dossier
- Arrêtez ou maintenez le prélèvement selon la décision, puis vérifiez le mois suivant
- Programmez les trois relances amiables avant d’envisager quoi que ce soit d’autre
- Classez la demande, la pièce, la décision et l’accusé dans un seul dossier adhérent
- Exportez le dossier complet en PDF dès qu’un médiateur écrit, sans rien reconstituer
Recevez la checklist en PDF
Une adresse de courriel, la checklist en PDF, et c’est tout. Pas de séquence de relance automatique, pas de numéro de téléphone demande, pas de revente de votre adresse. Désinscription en un clic, et suppression de l’adresse sur simple demande.
Ce qui se passe après votre envoi
- Le PDF arrive dans la minute, sans compte à créer ni mot de passe à retenir
- Une semaine plus tard, un seul message, sur les trois erreurs les plus chères du traitement
- Si vous voulez aller plus loin, vous demandez l’audit de vos conditions générales, jamais l’inverse
Tout ce qu’il faut pour répondre dans le délai, avec la preuve au dossier
Si vous préférez aller vite, envoyez nous vos conditions générales et l’export de vos contrats en cours. Nous vous renvoyons la liste des clauses devenues inopposables et le montant des échéances qui vous échappent chaque mois. La démonstration de trente minutes se fait ensuite sur vos dossiers, jamais sur un jeu d’essai.